Los eventos RADIAN son registros electrónicos que las empresas colombianas deben causar ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para confirmar la recepción y aceptación de las facturas electrónicas que reciben de sus proveedores. Estos eventos forman parte del sistema de Registro de Facturas Electrónicas de Venta (RADIAN), establecido mediante el Decreto 358 de 2020 y regulado por la Resolución 000085 de 2020.
El objetivo del sistema RADIAN es crear un registro centralizado, público y trazable de todas las facturas electrónicas de venta que circulan en Colombia, junto con los eventos asociados a cada una. Esto permite a la DIAN tener visibilidad completa del ciclo comercial de cada factura, desde su emisión hasta su aceptación o rechazo.
¿Cuáles son los 3 eventos RADIAN obligatorios?
Toda empresa que recibe facturas electrónicas de venta en Colombia debe causar tres eventos ante la DIAN para cada factura recibida. Estos eventos son secuenciales y cada uno tiene un significado específico dentro del ciclo de la factura electrónica:
1. Acuse de Recibo (Evento 030)
El acuse de recibo es el primer evento RADIAN que debe causar el receptor de una factura electrónica. Este evento confirma que la empresa recibió la factura electrónica de venta y que tiene conocimiento de su existencia. El acuse de recibo no implica conformidad con el contenido de la factura ni aceptación de la obligación de pago; simplemente confirma que la factura fue recibida por el destinatario.
Según la normativa vigente, el acuse de recibo debe causarse dentro de los 3 días hábiles siguientes a la recepción de la factura electrónica. Si el receptor no causa este evento dentro del plazo establecido, se entiende que la factura fue tácitamente recibida.
2. Recibo del Bien o Servicio (Evento 032)
El recibo del bien o servicio es el segundo evento que debe causar el receptor. Este evento confirma que los bienes o servicios facturados fueron efectivamente recibidos conforme a lo acordado entre las partes. Es decir, certifica que la mercancía llegó en las condiciones pactadas o que el servicio fue prestado satisfactoriamente.
Este evento es fundamental porque a partir de su causación comienza a correr el plazo para la aceptación o rechazo de la factura. Si el receptor no causa este evento, la DIAN puede interpretar que los bienes o servicios no fueron recibidos.
3. Aceptación Expresa (Evento 033)
La aceptación expresa es el tercer y último evento obligatorio del ciclo RADIAN. Este evento confirma que el receptor acepta formalmente la factura electrónica, reconociendo la obligación de pago por los bienes o servicios recibidos. A partir de la aceptación expresa, la factura puede ser utilizada como soporte de costos y deducciones en la declaración de renta del receptor.
Si el receptor no causa la aceptación expresa ni el rechazo dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del bien o servicio, se produce la aceptación tácita de la factura, lo que tiene las mismas implicaciones tributarias.
¿Quiénes están obligados a causar eventos RADIAN?
Están obligadas a causar eventos RADIAN todas las personas naturales y jurídicas que reciban facturas electrónicas de venta en Colombia. Esto incluye:
- Empresas privadas de todos los tamaños (micro, pequeñas, medianas y grandes)
- Entidades públicas que reciben facturación electrónica de sus proveedores
- Personas naturales obligadas a facturar o que reciben facturas electrónicas como soporte tributario
- Consorcios y uniones temporales que participan en actividades económicas
En la práctica, esto significa que prácticamente toda empresa que tiene proveedores en Colombia y recibe facturas electrónicas debe causar los tres eventos RADIAN para cada factura recibida.
¿Cuáles son los plazos para causar eventos RADIAN?
La normativa establece plazos específicos para la causación de cada evento:
- Acuse de recibo: 3 días hábiles desde la recepción de la factura
- Recibo del bien o servicio: No tiene un plazo fijo — se causa cuando se reciben los bienes o se presta el servicio
- Aceptación expresa o rechazo: 3 días hábiles desde el recibo del bien o servicio
Es importante destacar que si se vencen los plazos sin que el receptor haya causado los eventos, se produce la aceptación tácita, lo que puede generar obligaciones tributarias no deseadas.
¿Qué pasa si no causo los eventos RADIAN?
El incumplimiento en la causación de eventos RADIAN puede tener varias consecuencias:
- Sanciones tributarias: La DIAN puede imponer sanciones por no cumplir con las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica, según lo establecido en el Estatuto Tributario.
- Problemas con soporte de costos: Sin la aceptación expresa (o tácita), la factura puede no ser válida como soporte de costos y deducciones en la declaración de renta.
- Aceptación tácita no deseada: Si no se rechaza una factura incorrecta dentro del plazo, se acepta tácitamente, generando una obligación de pago.
- Requerimientos de la DIAN: La DIAN puede enviar requerimientos de información a las empresas que no causan eventos de forma oportuna.
¿Cómo automatizar la causación de eventos RADIAN?
Dado el volumen de facturas que recibe una empresa promedio, causar los tres eventos manualmente para cada factura a través del portal de la DIAN resulta extremadamente ineficiente. Una empresa que recibe 100 facturas al mes tendría que realizar 300 eventos manuales, lo que puede consumir decenas de horas de trabajo.
Herramientas como SisteAcuse permiten automatizar completamente este proceso. Con SisteAcuse, puedes seleccionar todas las facturas pendientes y causar los tres eventos de forma masiva en cuestión de minutos, eliminando el trabajo manual y garantizando el cumplimiento oportuno de los plazos legales.
La automatización no solo ahorra tiempo, sino que reduce errores humanos, mantiene un registro organizado de todos los eventos causados y genera reportes descargables para auditoría y control interno.
Resumen
Los eventos RADIAN son un requisito legal para todas las empresas colombianas que reciben facturas electrónicas de venta. Los tres eventos obligatorios — acuse de recibo, recibo del bien y aceptación expresa — deben causarse dentro de los plazos establecidos para evitar sanciones y garantizar el correcto soporte tributario. La automatización de estos eventos es la forma más eficiente de cumplir con esta obligación sin invertir horas de trabajo manual.