Respuesta corta: una factura electrónica de venta a crédito se rechaza con un reclamo (evento 031). El comprador lo registra electrónicamente y lo dirige al emisor dentro de los 3 días hábiles siguientes a la recepción de la mercancía o del servicio, indicando una de las cuatro causales que define la DIAN. Si no reclamas en ese plazo, la factura se entiende irrevocablemente aceptada (aceptación tácita), según el artículo 773 del Código de Comercio y el artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 1154 de 2020. Después del reclamo, el emisor puede corregir la operación con una nota crédito o débito. Ten en cuenta que, según la DIAN, el reclamo y las aceptaciones expresa y tácita solo aplican a facturas con tipo de negociación crédito. Si la factura es de contado, no se registra el evento 031 y el desacuerdo se gestiona directamente con el emisor, que puede ajustarla con nota crédito o débito.
Esta guía reúne en un solo lugar lo que dice la norma, las causales oficiales, el paso a paso, qué pasa después y qué hacer si te llega una factura que no es tuya. Todo lo normativo está citado, y cuando la norma no dice nada, también lo aclaramos.
¿Qué es el reclamo (evento 031) y quién lo puede hacer?
El reclamo es uno de los eventos de la factura electrónica de venta que se registran en RADIAN. El anexo técnico de factura electrónica versión 1.9, adoptado por la Resolución DIAN 000165 de 2023, lo define (numeral 6.5.5.4) como el documento electrónico mediante el cual el adquirente manifiesta que no acepta la factura, de conformidad con el artículo 773 del Código de Comercio y el artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015.
Cuatro puntos que conviene tener claros:
- Quién lo genera: el receptor o adquirente de la factura. Quién lo recibe: el emisor o facturador.
- Para qué sirve: es para desavenencias de tipo comercial. La factura ya fue validada por la DIAN; lo que reclamas es su contenido frente a lo que realmente se pactó o entregó.
- Efecto: impide que después se registren la aceptación expresa (033) o la aceptación tácita (034), y permite que se genere una nota crédito o nota débito.
- A qué facturas aplica: el Abecé de la DIAN sobre cómo asociar eventos en la solución gratuita lo dice sin rodeos: "El reclamo y las Aceptaciones expresa y tácita solo aplican para factura con tipo de negociación Crédito". Antes de reclamar, revisa la forma de pago de la factura.
El reclamo se registra una sola vez por factura y su uso es "a discreción del receptor". Debe llevar la firma digital de quien reclama (numeral 6.5.1.5 del mismo anexo).
¿Cuántos días tengo para rechazar una factura electrónica?
Tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la mercancía o del servicio. Lo dice el numeral 2 del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015 (texto del Decreto 1154 de 2020): la factura se entiende irrevocablemente aceptada por aceptación tácita "cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico".
El artículo 773 del Código de Comercio (inciso modificado por el artículo 86 de la Ley 1676 de 2013) va en el mismo sentido: la factura se considera irrevocablemente aceptada si el comprador no reclama en contra de su contenido "dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción". El Código habla de los 3 días hábiles siguientes a la recepción de la factura; para la factura electrónica, el decreto precisa que el plazo corre desde la recepción de la mercancía o del servicio y que el reclamo debe hacerse en documento electrónico.
¿Desde cuándo se cuentan en la práctica? El parágrafo 1 del mismo artículo del decreto establece que la mercancía se entiende recibida con la constancia de recibo electrónica, que en RADIAN es el evento 032 (recibo del bien o prestación del servicio). Por eso el anexo técnico solo permite registrar la aceptación tácita cuando han pasado 3 días hábiles desde la transmisión del evento 032 (regla LGC14) y no permite la aceptación expresa después de ese mismo plazo (regla LGC06).
Para contar los días hábiles con los festivos de 2026 y 2027, consulta aceptación tácita de la factura electrónica, y para las consecuencias de no hacer los eventos, qué pasa si no hago los eventos RADIAN.
Causales de reclamo según el anexo técnico
El evento 031 debe indicar un "concepto de reclamo" (numeral 13.2.8.11 del anexo técnico v1.9). La lista oficial está en la Caja de Herramientas de factura electrónica que publica la DIAN, y tiene cuatro códigos:
| Código | Descripción oficial | Ejemplo de uso |
|---|---|---|
| 01 | Documento con inconsistencias | El precio, las cantidades, los impuestos o los datos del comprador no corresponden a lo pactado. |
| 02 | Mercancía no entregada totalmente | Te facturaron un pedido que no llegó. |
| 03 | Mercancía no entregada parcialmente | Pediste 100 unidades, llegaron 60 y te facturaron las 100. |
| 04 | Servicio no prestado | Te facturaron un mantenimiento o una asesoría que no se realizó. |
Los ejemplos son ilustrativos; las descripciones de la segunda columna son las oficiales. No existen otros códigos en la lista: si tu caso no encaja en 02, 03 o 04, lo normal es que corresponda a 01.
Ojo con la causal 02. Por la regla LGC03 del anexo técnico, RADIAN solo recibe el reclamo si antes existen los eventos 030 y 032, incluso cuando la causal es 02 (mercancía no entregada totalmente). La norma no resuelve de forma expresa esa tensión. Si no recibiste nada, revisa con tu contador si conviene registrar el 032 para poder reclamar o si es mejor gestionar la anulación directamente con el emisor (lee la sección sobre facturas que no son tuyas, más abajo).
Paso a paso: cómo rechazar una factura electrónica ante la DIAN
El anexo técnico exige un orden. La regla LGC03 establece que no se puede recibir un reclamo si antes no se registraron el acuse de recibo (030) y el recibo del bien o servicio (032). El flujo queda así:
- Revisa la factura apenas llega. Compara CUFE, NIT, valores, cantidades e impuestos con tu orden de compra y con lo que entró a bodega. Confirma también que la forma de pago sea crédito: si es de contado, el evento 031 no aplica. Puedes consultar la factura y sus eventos por CUFE en el buscador de la DIAN (catalogo-vpfe.dian.gov.co, opción "Buscar documento").
- Registra el acuse de recibo (030). Solo indica que recibiste la factura; no implica que estés de acuerdo con ella.
- Registra el recibo del bien o servicio (032) con lo que efectivamente recibiste. Es la constancia de recibo del parágrafo 1 del artículo 2.2.2.53.4 y, en la práctica, el punto desde el cual corren los 3 días hábiles.
- Genera el reclamo (031) en la solución gratuita de facturación de la DIAN o en tu software habilitado. Según el numeral 6.5.1.5 del anexo, el evento lleva el CUFE de la factura reclamada, la fecha y hora, el concepto de reclamo (01 a 04), el nombre y NIT de quien reclama y su firma digital.
- Avisa al emisor y guarda soportes. El reclamo le llega al emisor como evento, pero un correo con el detalle (qué no llegó, qué valor está mal) acelera la corrección. Conserva la orden de compra, la remisión y las fotos o actas de recibo.
- Verifica el estado en RADIAN. Confirma que el evento 031 quedó registrado y que no aparece como rechazado por validación.
Si necesitas repasar qué significa cada evento, lee la diferencia entre acuse de recibo, recibo del bien y aceptación expresa o la guía de eventos RADIAN.
¿Qué pasa después del reclamo?
Estas son las reglas del anexo técnico v1.9 que determinan lo que puede pasar con una factura según los eventos que ya tenga:
| Situación | Qué permite o impide | Regla del anexo |
|---|---|---|
| La factura tiene reclamo (031) | No se puede aceptar ni expresa ni tácitamente | LGC04 |
| La factura ya fue aceptada (033 o 034) | No se puede reclamar | LGC02 |
| La factura ya fue aceptada | No se puede transmitir nota crédito ni nota débito | LGC15 y LGC16 |
| Cualquier evento ya registrado | No se puede registrar dos veces el mismo evento | LGC01 |
En la práctica, después de un reclamo el emisor tiene dos caminos: expedir una nota crédito que anule total o parcialmente la factura (el anexo señala expresamente que el reclamo permite generarla), o una nota débito si el ajuste es al alza. Si la venta sigue en pie con otros valores, lo habitual es anular con nota crédito y expedir una factura nueva correcta, que tendrá su propio CUFE y su propio ciclo de eventos. Profundiza en notas crédito y débito en factura electrónica.
Me llegó una factura electrónica que no es mía: ¿qué hago?
Es la consulta más frecuente, y tiene un matiz técnico: el reclamo exige que antes exista el evento 032, que es la constancia de que sí recibiste la mercancía o el servicio. Si nunca recibiste nada, no tienes nada que declarar como recibido.
Lo que sí dicen las reglas del anexo: sin evento 032 tampoco pueden registrarse la aceptación expresa (LGC12) ni la aceptación tácita (LGC14). Y el parágrafo 2 del artículo 2.2.2.53.4 obliga al emisor que alega una aceptación tácita a dejar constancia de los hechos en RADIAN bajo la gravedad de juramento.
Pasos recomendados:
- No registres el recibo del bien (032) ni la aceptación expresa (033) de algo que no recibiste.
- Escríbele al emisor pidiéndole que anule la factura con una nota crédito. Mientras la factura no esté aceptada, la regla LGC15 no le impide transmitirla.
- Guarda la evidencia: el correo enviado, la respuesta y la consulta del CUFE con sus eventos.
- No la registres como costo mientras la situación no esté aclarada.
- Si no conoces al emisor o sospechas que alguien está usando tus datos, infórmalo a la DIAN por su sistema de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos (PQSR).
Si el emisor alega que sí te entregó, la discusión ya es comercial y probatoria: tus soportes de recibo (o la falta de ellos) son la base. En ese caso conviene que lo revise tu contador o tu asesor legal.
¿Se puede reversar una aceptación expresa o tácita?
No en RADIAN. La norma habla de factura "irrevocablemente aceptada" (artículo 773 del Código de Comercio y artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015). El parágrafo 3 de ese mismo artículo añade que, una vez aceptada la factura como título valor, no se podrán efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito asociadas a ella. El Abecé de la DIAN lo repite: una vez aceptes expresa o tácitamente la factura, no puedes aplicarle notas débito o crédito. El anexo técnico lo aplica con las reglas LGC15 y LGC16, que rechazan la nota crédito o débito sobre una factura aceptada, y con la LGC02, que impide reclamarla.
Esto responde también a la pregunta de la nota crédito después de la aceptación tácita: si la factura ya tiene evento 034, el sistema no la recibe. La norma no trae un procedimiento para "desaceptar" una factura, así que cualquier arreglo posterior entre comprador y vendedor queda por fuera del registro RADIAN de esa factura y debe revisarlo tu contador. Por eso vale tanto revisar a tiempo, antes de aceptar expresamente o de que pasen los 3 días.
Cómo encaja el reclamo en un flujo automatizado
La mayoría de las facturas que recibe una empresa son correctas y solo necesitan sus eventos a tiempo; unas pocas requieren revisión humana. Separar esos dos grupos es lo que evita tanto las aceptaciones tácitas por descuido como aceptar expresamente algo que había que reclamar.
SisteAcuse procesa en lote el acuse de recibo (030), el recibo del bien o servicio (032) y la aceptación expresa (033), y sincroniza con la DIAN el estado de cada evento. SisteAcuse no genera el reclamo (031). Con la acusación masiva eliges qué facturas procesar: dejas por fuera las dudosas, las reclamas en la solución gratuita de la DIAN o en tu software de facturación, y procesas el resto en lote. Si usas el auto-acuse programado, revisa primero las facturas en disputa, porque el auto-acuse procesa los eventos pendientes en segundo plano. Puedes probar el flujo en la demo interactiva o ver los planes, desde $150.000 al año. Si quieres ver cómo se organiza el proceso completo, lee cómo automatizar los eventos RADIAN.
Preguntas frecuentes
¿Rechazar una factura electrónica es lo mismo que reclamarla?
En el lenguaje común, sí: "rechazar la factura" es registrar el reclamo (evento 031). No lo confundas con "Documento rechazado por la DIAN", que es el resultado de una validación técnica fallida de un documento, no una decisión del comprador.
¿Puedo reclamar una factura de contado?
No con el evento 031. Según la DIAN, el reclamo y las aceptaciones expresa y tácita solo aplican a facturas con tipo de negociación crédito. Si la factura de contado tiene errores, el desacuerdo se gestiona directamente con el emisor, que puede ajustarla con nota crédito o débito. Guarda la comunicación y los soportes.
¿Qué pasa si reclamo después de los 3 días hábiles?
Pasado el plazo sin reclamo, la norma considera la factura irrevocablemente aceptada (numeral 2 del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015). Si el emisor ya registró la aceptación tácita (034), RADIAN no recibirá el reclamo (regla LGC02).
¿El emisor puede volver a enviar la misma factura?
El reclamo se registra una sola vez por factura y ningún evento puede repetirse (regla LGC01), así que el emisor no puede "reenviar" la misma factura para borrar el reclamo. Lo que corresponde es ajustarla con nota crédito o débito y, si aplica, expedir una factura nueva con su propio CUFE.
¿Puedo reclamar solo una parte de la factura?
El reclamo se registra sobre la factura completa (se identifica por su CUFE), pero la causal 03, "Mercancía no entregada parcialmente", existe justamente para ese caso. El ajuste por la parte no entregada lo hace el emisor con una nota crédito.
¿Reclamar una factura afecta mis costos?
Si la factura se anula con nota crédito, la operación queda reversada y no hay costo que soportar con ella; si el ajuste es parcial, el soporte será la factura con su nota. Revisa los requisitos generales en soporte de costos y deducciones ante la DIAN y las obligaciones del receptor de facturas electrónicas.
¿Qué normas regulan el reclamo de la factura electrónica?
El artículo 773 del Código de Comercio, el artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015 (modificado por el Decreto 1154 de 2020), la Resolución DIAN 000085 de 2022 sobre RADIAN y el anexo técnico v1.9 de la Resolución 000165 de 2023. Ambas resoluciones están compiladas hoy en la Resolución única 000227 de 2025. Para el contexto general, consulta la guía de factura electrónica en Colombia.