Token DIAN: cómo generarlo e ingresar paso a paso

Respuesta corta: para entrar a la facturación gratuita de la DIAN con token:

1. Abre catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login.
2. Elige la pestaña "Empresa" (o "Persona" si eres persona natural) y luego "Representante legal" o "Usuario Autorizado".
3. Escribe el tipo y número de identificación del representante y el NIT de la empresa, y pulsa "Entrar".
4. Abre el correo registrado en el RUT (en empresas, el del RUT personal del representante legal): ahí llega el enlace de acceso, el "token".
5. Haz clic en el enlace y entra a la solución gratuita con el botón "Factura Electrónica".

Ese token de acceso no es el mismo "token" de Muisca, que es el instrumento de firma electrónica (IFE) para firmar declaraciones y trámites. Abajo explicamos los dos.

Enlaces oficiales para ingresar:

• Facturación gratuita y eventos RADIAN: catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login
• Servicios en línea (MUISCA), declaraciones y RUT: muisca.dian.gov.co

"Necesito el token de la DIAN" es la frase que más confunde a contadores nuevos. Algunos creen que es el certificado digital, otros que es el enlace de acceso a la facturación gratuita, otros que es una tarjeta física. En la práctica se usa para dos cosas distintas: el enlace de acceso que llega al correo para entrar al catálogo de factura electrónica, y el instrumento de firma electrónica (IFE) de Muisca, con el que firmas declaraciones y trámites. Ninguno de los dos reemplaza al certificado digital de la DIAN, que es el que firma facturas y eventos.

Cómo ingresar a la facturación gratuita con el token

En catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login la página muestra las pestañas "Administrador", "Empresa", "Persona", "No Facturador", "Certificado" y "Buscar Documento" (revisión del 24 de septiembre de 2026). En "Empresa" se elige entre "Representante legal" y "Usuario Autorizado". Como representante legal escribes el tipo y número de identificación del representante y el NIT de la empresa, y luego abres el enlace que llega al correo. Una persona natural usa la pestaña "Persona" con su tipo de identificación y su cédula. Si la empresa es persona jurídica, el enlace llega al correo que el representante legal tiene registrado en su propio RUT como persona natural.

Una vez dentro, puedes hacer el acuse de recibo en la facturación gratuita, el recibo del bien o servicio y la aceptación de tus facturas recibidas.

El token no llega al correo: causas y solución

• El correo del RUT está desactualizado. En una persona jurídica, el enlace va al correo del RUT personal del representante legal, no necesariamente al del RUT de la empresa. Revisa ambos y corrígelos con la actualización del RUT en línea.
• Está en spam o en promociones. Revisa esas carpetas y confirma que escribiste bien el NIT de la empresa y la identificación del representante.
• El representante legal no está disponible. Pídele que te cree un usuario autorizado dentro de la plataforma: así entras con tus propios datos sin depender de su correo.
• El enlace ya no funciona. Vuelve a la pantalla de ingreso y solicita uno nuevo.

Cómo consultar facturas sin token

Para ver si una factura existe, descargarla o revisar sus eventos no siempre necesitas iniciar sesión: con el CUFE y la identificación del emisor o del receptor puedes usar la opción "Buscar Documento" del catálogo. El paso a paso está en consultar una factura electrónica sin token.

Qué es el token Muisca (instrumento de firma electrónica)

El token DIAN, también llamado instrumento de firma electrónica (IFE), sirve para firmar en los servicios en línea de la DIAN trámites como declaraciones, actualizaciones de RUT y solicitudes administrativas. Combina tu identidad electrónica, asignada con los datos de tu RUT; la contraseña que tú creas, que es la misma de tu cuenta de usuario; y un código electrónico que la DIAN te envía al correo o por mensaje de texto (SMS). Es gratuito.

No confundir con:

• Certificado digital (.pfx): firma facturas electrónicas, eventos RADIAN, nómina electrónica.
• Token físico USB: dispositivo hardware que algunas entidades certificadoras venden, casi en desuso.
• Token bancario: nada que ver, es de bancos.

Cómo generar el token de firma de Muisca paso a paso

1. Entra a www.dian.gov.co y abre el portal "Transaccional".
2. Elige "Usuario registrado" y haz clic en "Habilítela aquí", o entra por la opción "Usuario nuevo".
3. Diligencia los datos que pide el formulario y haz clic en "Habilitar cuenta".
4. Haz clic en "Crear contraseña y generar firma" y elige cómo recibir el código de seguridad: por correo electrónico o por mensaje de texto (SMS).
5. Escribe el código que recibiste y haz clic en "Validar".
6. Crea la contraseña, que será la misma para tu cuenta de usuario y para tu firma electrónica. Acepta las condiciones de uso de la firma electrónica y haz clic en "Crear contraseña y generar firma".
7. Listo: con esa contraseña entras como usuario registrado y firmas electrónicamente tus documentos y trámites en línea.

Vigencia del token: cuánto dura y cómo renovarlo

El instrumento de firma electrónica tiene vigencia de 3 años, contados desde que terminas el procedimiento de generación (art. 1.7.4.2 de la Resolución DIAN 000227 de 2025). Es gratuito y puedes generarlo de nuevo todas las veces que lo necesites (art. 1.7.4.4, parágrafo). Si se vence y no lo regeneras a tiempo:

• No puedes presentar declaraciones virtuales. Si una declaración sale tarde, genera sanción por extemporaneidad (art. 641 ET), que nunca es inferior a la sanción mínima de 10 UVT (art. 639 ET): $523.740 en 2026.
• No puedes actualizar RUT.
• Debes generar uno nuevo desde el portal.

Token vs. certificado: qué necesita cada trámite

Es decir: el token sirve para todo lo que pasa dentro del portal Muisca; el certificado sirve para firmar documentos electrónicos que viajan a la DIAN desde tu software.

Diferencia clave: token vs certificado vs firma electrónica

Para zanjar la confusión:

• Token Muisca es para autenticarte y firmar trámites en el portal DIAN.
• Certificado digital (.pfx) es para firmar documentos electrónicos (facturas, eventos RADIAN, nómina).
• Firma electrónica es el concepto general que engloba ambos cuando se usan con propósito legal.

Una persona que solo presenta declaraciones puede vivir con solo token. Una persona que factura electrónicamente o causa eventos RADIAN necesita ambos.

Ejemplo: declaración tardía por token vencido

Una microempresa con ingresos de $180.000.000 anuales declara IVA cuatrimestral, y la declaración de enero-abril de 2026 vencía en mayo. Su contador entró el último día de plazo y descubrió que el instrumento de firma estaba vencido. El código para regenerarlo llegaba a un correo del RUT que ya nadie revisaba, así que la declaración se presentó dos días tarde. Resultado: sanción por extemporaneidad del 5 % del impuesto por cada mes o fracción (art. 641 ET), que en ningún caso es inferior a la sanción mínima de 10 UVT: $523.740 en 2026. Revisar con tiempo la vigencia del instrumento y los datos de contacto del RUT lo habría evitado.

Errores comunes con el token DIAN

• Confundirlo con el certificado y querer "subirlo" a un software de facturación.
• Compartir la contraseña o los códigos de seguridad con terceros (es una credencial personal, no transferible).
• Esperar al último minuto para regenerar (si el correo o el celular de tu RUT están desactualizados, el código no te llegará y primero tendrás que actualizar el RUT).
• No tener actualizados el correo y el celular del RUT (los códigos llegan ahí; mira cómo actualizar el RUT en línea).

Marco normativo

El token o instrumento de firma electrónica está respaldado por:

• Resolución DIAN 000070 de 2016, modificada por las Resoluciones 000080 de 2020 y 000139 de 2023, hoy compilada en los artículos 1.7.4.1 a 1.7.4.7 de la Resolución DIAN 000227 de 2025.
• Decreto 1074 de 2015, capítulo 47 del título 2, parte 2, libro 2 (firma electrónica, antes Decreto 2364 de 2012).
• Estatuto Tributario, artículo 579-2 (presentación virtual de declaraciones).

¿Y si tengo que hacer eventos de muchas facturas?

Entrar con el token y registrar el acuse, el recibo y la aceptación factura por factura sirve cuando son pocas. En compras a crédito, el acuse (030) y el recibo (032) son los que permiten usar la factura como soporte de costos e IVA descontable; qué hace cada evento está en la guía de eventos RADIAN. Si son decenas al mes o llevas varias empresas, una herramienta de acuse masivo lo hace en lote sin entrar al portal factura por factura. SisteAcuse trabaja con el acceso de tu empresa a la solución gratuita de la DIAN y con tu certificado digital, no con el token de Muisca; puedes verlo en la demo de acuse masivo de facturas.

Próximos pasos

Si aún no tienes RUT, primero ve a cómo sacar el RUT por primera vez. Si necesitas el certificado para firmar facturas y eventos, solicítalo gratis siguiendo la guía del certificado digital gratuito de la DIAN. Para el panorama completo, revisa los trámites DIAN esenciales.

Preguntas frecuentes sobre el token DIAN

¿Cómo genero el token de la DIAN para la facturación gratuita?

Entra a catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login, elige "Empresa" o "Persona", escribe la identificación (y el NIT de la empresa) y pulsa "Entrar". El enlace de acceso llega al correo registrado en el RUT.

¿Por qué no me llega el token de la DIAN?

Casi siempre porque el correo del RUT (en empresas, el del RUT personal del representante legal) está desactualizado o el mensaje cayó en spam. La alternativa es entrar como usuario autorizado.

¿El token es lo mismo que el certificado digital?

No. El token de acceso te deja entrar al catálogo y el token de Muisca firma declaraciones y trámites; el certificado digital firma facturas electrónicas, eventos RADIAN y nómina electrónica.

¿Cuánto dura el token de firma de la DIAN?

El instrumento de firma electrónica de Muisca tiene vigencia de 3 años desde que terminas su generación (art. 1.7.4.2 de la Resolución DIAN 000227 de 2025), y puedes generarlo de nuevo gratis.

¿Puedo consultar una factura sin token?

Sí, con la opción "Buscar Documento" del catálogo, usando el CUFE y la identificación del emisor o del receptor.