Cuando la DIAN implementó la facturación electrónica masiva en Colombia, la mayoría de la atención se centró en el lado del emisor: cómo generar facturas electrónicas, qué operadores tecnológicos usar, cómo transmitir a la DIAN. Pero hay un lado de la historia que se habló mucho menos: las obligaciones del receptor.

Si tu empresa o la de tus clientes recibe facturas electrónicas de proveedores — y hoy casi todas lo hacen — hay cinco obligaciones específicas que debes cumplir. No cumplirlas puede tener consecuencias tributarias serias.

Obligación 1: Acuse de recibo (Evento 030)

El acuse de recibo es el primer evento que debes causar ante la DIAN cuando recibes una factura electrónica de venta. Este evento confirma que el documento llegó a tu poder — nada más, nada menos.

Lo que implica:

  • Confirmas que recibiste la factura electrónica
  • No implica conformidad con su contenido
  • No implica aceptación de la obligación de pago
  • Inicia el conteo de plazos para los siguientes eventos

Plazo: 3 días hábiles desde la recepción de la factura.

Si no causas este evento, la DIAN puede considerar que hay una falla en el proceso de recepción, lo que puede afectar la validez del ciclo completo de la factura. En la práctica, muchos sistemas de facturación lo procesan automáticamente, pero si usas el portal DIAN manualmente, debes causarlo explícitamente.

Obligación 2: Recibo del bien o servicio (Evento 032)

El recibo del bien o servicio va más allá que el acuse de recibo. Este evento confirma que los productos físicos fueron entregados conforme a lo acordado, o que el servicio fue efectivamente prestado. Es la certificación de que lo facturado corresponde a lo recibido.

Consideraciones importantes:

  • Debe causarse cuando los bienes lleguen físicamente o cuando el servicio se complete
  • Si recibes la factura antes de la entrega (pago anticipado), espera a recibir los bienes
  • Una vez causado, comienza el plazo para aceptar o rechazar

Este evento es el que más confusión genera porque muchas empresas no distinguen entre "recibir la factura" (acuse de recibo) y "recibir los bienes" (recibo del bien). Son momentos distintos que pueden ocurrir el mismo día o con días de diferencia.

Obligación 3: Aceptación expresa o rechazo (Evento 033 o 034)

Después del recibo del bien, debes tomar una decisión: aceptar o rechazar la factura.

Aceptación expresa (Evento 033)

Confirma que la factura es correcta y que reconoces la obligación de pago. Sus implicaciones:

  • La factura se convierte en título valor (puede ser endosada o usada en factoring)
  • Es válida como soporte de costos y deducciones ante la DIAN
  • Confirma la obligación de pago en los términos de la factura

Rechazo (Evento 034)

Si la factura tiene errores (montos incorrectos, servicios no prestados, condiciones no cumplidas), tienes derecho a rechazarla. El rechazo debe hacerse dentro del mismo plazo de la aceptación y debe indicar el motivo.

Plazo para aceptar o rechazar: 3 días hábiles desde el recibo del bien o servicio.

Para más detalle sobre las diferencias entre estos eventos, lee nuestra guía completa sobre acuse de recibo, recibo del bien y aceptación expresa.

Obligación 4: Gestión de la aceptación tácita

Aquí está una obligación que no "haces" activamente — pero que debes conocer para no ser sorprendido. Si transcurren los 3 días hábiles desde el recibo del bien sin que causes la aceptación expresa ni el rechazo, se produce la aceptación tácita automática.

La aceptación tácita tiene exactamente las mismas implicaciones legales que la aceptación expresa: la factura queda aceptada, reconoces la obligación de pago y la factura puede convertirse en título valor. La diferencia es que no fue tu decisión consciente — fue por omisión.

¿Por qué esto es importante? Porque si tenías una factura con errores que querías rechazar pero se te venció el plazo, ya no puedes hacerlo. La aceptación tácita es irreversible.

Obligación 5: Conservar los registros de eventos causados

Los registros de eventos RADIAN causados son documentos tributarios que debes conservar. En una revisión de la DIAN, pueden pedirte evidencia de que cumpliste con los plazos de causación para las facturas que usaste como soporte de costos.

¿Cómo conservarlos? Las herramientas especializadas como SisteAcuse generan reportes descargables de todos los eventos causados, con fecha, hora, número de factura y estado de respuesta de la DIAN. Estos reportes son el soporte perfecto para demostrar cumplimiento ante cualquier requerimiento.

¿Qué pasa si no cumples?

Las consecuencias del incumplimiento tienen dos niveles:

Consecuencias tributarias

  • Las facturas sin aceptación expresa o tácita pueden ser objetadas como soporte de costos
  • La DIAN puede desconocer las deducciones soportadas en esas facturas
  • Sanciones por irregularidades en el manejo de la facturación electrónica

Consecuencias comerciales

  • Las facturas aceptadas tácitamente crean obligaciones de pago aunque tengan errores
  • El proveedor puede negociar la factura aceptada con entidades de factoring sin tu consentimiento explícito

Cómo cumplir sin que te consuma el tiempo

El mayor problema práctico de estas obligaciones es el volumen: tres eventos por cada factura recibida, con plazos de 3 días hábiles. Una empresa que recibe 150 facturas al mes tiene 450 eventos que causar.

La única forma práctica de cumplir de forma consistente es con automatización. SisteAcuse conecta con el token de autenticación de la DIAN y permite procesar todos los eventos masivamente en minutos, con registro completo de cada causación. Para empresas con múltiples proveedores y para contadores que manejan varios clientes, es la herramienta que hace posible el cumplimiento sin dedicar horas diarias a trabajo manual. Conoce los planes disponibles y prueba la demo interactiva.