Términos y condiciones

1. Descripción del servicio

SisteAcuse es una plataforma de automatización que permite al Cliente emitir eventos RADIAN ante la DIAN — incluyendo Acuse de recibo (evento 030), Reclamo (evento 031), Recibo del bien o servicio (evento 032) y Aceptación expresa (evento 033) — mediante el uso del certificado de firma digital de la DIAN registrado por el propio Cliente.

SisteAcuse es exclusivamente una herramienta tecnológica de automatización. La Empresa no presta servicios de asesoría contable, tributaria, jurídica ni financiera, no verifica la exactitud, legalidad ni procedencia de las facturas o documentos procesados por el Cliente, y no asume responsabilidad alguna por las consecuencias que se deriven del uso del servicio o de los eventos emitidos a través de él.

2. Registro y requisitos de uso

Para acceder al servicio, el Cliente debe:

• Ser una persona natural o jurídica legalmente constituida y con capacidad para contratar.
• Proporcionar información veraz, completa y actualizada durante el proceso de registro.
• Disponer de un certificado de firma digital expedido por la DIAN o por una entidad de certificación autorizada en Colombia, en plena vigencia y sin restricciones.
• Contar con habilitación activa del módulo de Factura Electrónica ante la DIAN para cada empresa que desee gestionar.

El Cliente es el único responsable de la exactitud de los datos registrados, de mantener actualizadas sus credenciales de acceso y de notificar de inmediato a SisteAcuse cualquier uso no autorizado de su cuenta. La Empresa no asume responsabilidad por pérdidas derivadas del incumplimiento de estas obligaciones.

3. Certificado digital: autorización y responsabilidad del Cliente

Para operar, SisteAcuse requiere que el Cliente cargue su certificado de firma digital expedido por la DIAN. Al hacerlo, el Cliente:

• Autoriza expresamente a SisteAcuse a utilizar dicho certificado para emitir eventos RADIAN en nombre de las empresas registradas en su cuenta, durante la vigencia de la suscripción activa.
• Declara ser el titular legítimo del certificado o contar con facultad jurídica suficiente para autorizar su uso en nombre del titular.
• Acepta que los eventos emitidos con su certificado tienen plenos efectos legales ante la DIAN y frente a terceros, conforme a la normativa colombiana vigente.
• Asume total responsabilidad por cualquier evento emitido mientras el certificado esté activo en la plataforma, incluyendo eventos emitidos por error, fuera de plazo o sobre documentos improcedentes.
• Es el único responsable de revocar, actualizar o eliminar su certificado de la plataforma cuando este expire, sea comprometido o cuando ya no desee que SisteAcuse lo utilice.
• Exonera expresamente a SisteAcuse de cualquier responsabilidad derivada del uso del certificado dentro de los límites de la autorización otorgada.

SisteAcuse almacena el certificado con medidas de seguridad adecuadas, pero no garantiza protección absoluta frente a incidentes ajenos a su control. La Empresa no responde por el uso indebido del certificado cuando dicho uso sea consecuencia de la negligencia del Cliente en la custodia de sus credenciales de acceso a la plataforma.

4. Obligaciones y responsabilidad exclusiva del Cliente

El Cliente se obliga a:

• Utilizar el servicio exclusivamente para fines lícitos y conforme a toda la normativa DIAN aplicable.
• Verificar previamente que cada empresa gestionada cuente con habilitación RADIAN vigente. SisteAcuse no es responsable de rechazos o errores de la DIAN derivados de la falta de habilitación.
• Revisar y validar la información de cada factura antes de emitir cualquier evento. La Empresa no verifica la exactitud ni la procedencia de los datos procesados.
• Mantener actualizados su certificado digital, datos de contacto y demás información necesaria para el correcto funcionamiento del servicio.
• No intentar acceder, alterar o interferir con sistemas o cuentas de otros usuarios.
• No utilizar el servicio para emitir eventos sobre facturas que no hayan sido recibidas o aceptadas conforme a la realidad comercial subyacente.

El Cliente es el único responsable frente a la DIAN, sus proveedores, clientes y cualquier autoridad competente por todos los eventos emitidos a través de SisteAcuse. Cualquier sanción, multa, requerimiento, demanda o perjuicio — incluyendo eventos emitidos incorrectamente, fuera de plazo, sobre documentos improcedentes o en incumplimiento de la normativa — es de responsabilidad exclusiva del Cliente. SisteAcuse actúa como mero ejecutor técnico de las instrucciones del Cliente.

5. Dependencia de terceros y disponibilidad

SisteAcuse depende de la disponibilidad de los sistemas de la DIAN para la correcta emisión de eventos RADIAN. La Empresa no controla ni garantiza la disponibilidad, estabilidad ni tiempos de respuesta de dichos sistemas, y no asume responsabilidad alguna por demoras, rechazos, caídas o cambios en los sistemas de la DIAN que impidan o afecten la emisión de eventos.

La Empresa realizará sus mejores esfuerzos para mantener el servicio disponible, pero no garantiza disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores. Podrán realizarse interrupciones por mantenimiento, actualizaciones u otras razones técnicas sin que estas generen derecho a reembolso ni compensación alguna.

6. Planes, pagos y renovación

El acceso al servicio está condicionado al pago de la suscripción correspondiente al plan elegido. Los planes tienen periodicidad anual y los precios se expresan en pesos colombianos (COP) y corresponden al valor final, sin cobros adicionales.

El pago se realiza en su totalidad al momento de la contratación. La suscripción no se renueva automáticamente; el Cliente deberá renovar manualmente antes del vencimiento para mantener el acceso.

Factura electrónica: antes de pagar, el Cliente puede indicar que necesita la factura electrónica de venta a nombre de una empresa o persona y entregar sus datos de identificación y un correo para recibirla; puede además cargar su RUT para llenarlos. La factura se expide después de que el pago quede aprobado, con los datos que el Cliente confirme, y se envía al correo indicado. El Cliente responde por la exactitud de esos datos y, si son de un tercero, por estar autorizado para entregarlos. Cuando la normativa tributaria lo exija, las compras en las que no se pida factura a nombre de una empresa o persona se facturan a consumidor final. Una vez validada por la DIAN, la factura no puede cambiar de adquirente: una corrección exige una nota crédito y una factura nueva, que el Cliente puede pedir escribiendo a sisteacuse@gmail.com. Si no es posible registrar la solicitud de factura, el Cliente puede reintentarlo o pagar sin ella; la compra y la activación del plan no dependen de la factura. El tratamiento de estos datos se rige por la Política de privacidad.

Licencia y personas con acceso (rige desde el 1 de noviembre de 2026): cada licencia es de una sola persona o de una sola firma (una empresa o una oficina contable con su propio equipo). El Cliente puede dar acceso a las empresas de su cuenta a otras personas, dentro de los cupos de personas de su plan publicados en sisteacuse.com/planes, para dos fines:

• que su equipo de trabajo, es decir, las personas que trabajan para el Cliente, opere esas empresas; y
• que el dueño de cada empresa que el Cliente atiende consulte la información de su propia empresa.

La licencia no se puede repartir, ceder ni revender entre profesionales o firmas independientes, es decir, entre personas que atienden a sus propios clientes por su cuenta, aunque se dividan el costo. Si SisteAcuse detecta ese uso, podrá reclasificar la licencia al plan que corresponda al uso real o cancelarla conforme al numeral 9.

SisteAcuse se reserva el derecho de modificar los precios de sus planes con previo aviso. Los cambios de precio no afectan suscripciones ya pagadas y vigentes.

Política de reembolso: el Cliente podrá solicitar reembolso completo dentro de los primeros 30 días calendario desde la activación de la cuenta, siempre que no haya emitido eventos RADIAN a través de la plataforma. Transcurrido dicho plazo, o si se han emitido eventos, no procede devolución alguna. Para solicitarlo, escriba a sisteacuse@gmail.com.

7. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación colombiana, SisteAcuse no será responsable por daños directos, indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos que surjan del uso o la imposibilidad de uso del servicio, incluyendo sin limitación:

• Errores, rechazos o demoras en los sistemas de la DIAN.
• Pérdida de información derivada de fallas técnicas o de comunicación.
• Consecuencias tributarias, contables o legales de los eventos emitidos.
• Interrupciones del servicio por causas de fuerza mayor o actos de terceros.
• Acceso no autorizado a la cuenta del Cliente por descuido en la custodia de sus credenciales.
• Cualquier acción u omisión de la DIAN respecto a los eventos transmitidos.

En ningún caso la responsabilidad total acumulada de SisteAcuse frente al Cliente superará el valor pagado por el Cliente en concepto de suscripción durante los últimos doce (12) meses anteriores al hecho generador del daño.

8. Propiedad intelectual

Todos los derechos sobre la plataforma SisteAcuse — incluyendo software, diseño, interfaz, marca y logotipos — son propiedad exclusiva de SisteAcuse o de sus titulares. Ninguna disposición de estos Términos transfiere al Cliente derecho alguno sobre dichos elementos.

El Cliente conserva todos los derechos sobre los datos e información que carga en la plataforma. Al hacerlo, otorga a SisteAcuse una licencia limitada, no exclusiva y revocable para procesar dicha información con el único fin de prestar el servicio contratado.

9. Suspensión y terminación

SisteAcuse podrá suspender o cancelar el acceso del Cliente al servicio, sin previo aviso ni responsabilidad, cuando:

• El Cliente incumpla estos Términos o cualquier norma legal aplicable.
• Se detecte un uso fraudulento, abusivo o que ponga en riesgo la plataforma u otros usuarios.
• La licencia se reparta, ceda o revenda entre profesionales o firmas independientes, según el numeral 6.
• La suscripción expire o el pago sea rechazado o revertido.

Reversión de pagos: si el Cliente o su entidad financiera solicitan la reversión de un pago, el acceso al servicio se suspende mientras la solicitud se resuelve, y SisteAcuse no hace devoluciones directas por ese pago hasta que la reversión quede aclarada.

Eliminación por vencimiento: si la suscripción vence y el Cliente no la renueva dentro de los 180 días calendario siguientes, SisteAcuse elimina la cuenta y todos sus datos, incluidos las empresas registradas, el certificado digital y sus credenciales, y los documentos almacenados. Antes de hacerlo enviará un recordatorio al correo registrado 30 días y 7 días antes de la eliminación. La conservación de las facturas y demás soportes contables corresponde al Cliente, que puede descargarlos desde la plataforma antes de esa fecha.

El Cliente podrá cancelar su cuenta en cualquier momento escribiendo a sisteacuse@gmail.com. La cancelación no genera reembolso del período restante, salvo lo dispuesto en el numeral 6.

10. Modificaciones a los Términos

SisteAcuse podrá modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones se notificarán al correo electrónico registrado con un mínimo de 15 días de anticipación. El uso continuado del servicio después de dicha notificación constituye aceptación plena de los nuevos términos. Si el Cliente no los acepta, debe cesar el uso del servicio.

11. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Para cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales de Cali, Valle del Cauca, Colombia, renunciando expresamente a cualquier otro fuero.

12. Datos personales tratados por cuenta del Cliente

Respecto de los datos personales que figuran en las facturas electrónicas, los eventos y los demás documentos que el Cliente consulta, recibe, emite o carga en la plataforma (por ejemplo, los de sus proveedores y clientes que sean personas naturales y los de su representante legal), el Cliente es el Responsable del Tratamiento y SisteAcuse actúa como Encargado, por cuenta y según las instrucciones que el Cliente da a través de la plataforma.

El Cliente garantiza que cuenta con la autorización de los titulares o con otra base legal para entregar esos datos y para que se traten con el fin de prestar el servicio, y responde por su veracidad y por el uso que haga de ellos. SisteAcuse los trata solo para prestar el servicio contratado, los mantiene en reserva y no los usa para fines propios, publicitarios ni de analítica, ni los vende o cede. Cuando la cuenta se elimina conforme al numeral 9 o a la Política de privacidad, SisteAcuse suprime estos datos.

13. Contacto

Para preguntas, solicitudes o reclamaciones relacionadas con estos Términos: