La discusión sobre costos y deducciones en Colombia nunca es sencilla, pero en los últimos años se ha vuelto más compleja gracias a un factor que muchos contribuyentes ignoran: los eventos RADIAN. Hoy no basta con tener una factura electrónica válida para soportar un costo ante la DIAN — también hay que haber cumplido con las obligaciones como receptor.
En esta guía explico qué requisitos debe cumplir un soporte de costos en 2026 para ser válido ante la DIAN, con especial énfasis en los aspectos de facturación electrónica que más se están revisando.
¿Qué es un soporte de costos y deducciones?
Un soporte de costos es el documento que justifica que un gasto es deducible del impuesto de renta. Para que un costo o gasto sea deducible en Colombia debe cumplir con los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario:
- Necesidad: el gasto debe ser necesario para la actividad generadora de renta
- Proporcionalidad: debe guardar proporción con la actividad
- Relación de causalidad: debe tener relación de causa con la generación del ingreso
- Soporte formal válido: debe estar respaldado en los documentos que exige la normativa
Este cuarto punto es el que más cambios ha tenido en los últimos años.
Requisitos del soporte formal en 2026
Factura electrónica válida
Desde que la facturación electrónica se masificó en Colombia, el artículo 771-2 del ET exige que los costos y deducciones estén soportados en facturas con todos los requisitos legales. En 2026, esto significa:
- Factura electrónica de venta con CUFE válido
- Transmitida y validada por la DIAN
- Con los datos del vendedor y comprador correctos (NIT, razón social, dirección)
- Con la descripción del bien o servicio, valor y tarifas de impuestos correctas
Una factura en papel de un proveedor que ya estaba obligado a facturar electrónicamente puede ser rechazada como soporte de costos, incluso si el gasto es legítimo y necesario.
Eventos RADIAN: la condición que muchos olvidan
Aquí está el punto más importante y menos conocido de 2026: para que una factura electrónica sea plenamente válida como soporte de costos, el receptor debe haber causado los eventos RADIAN correspondientes.
La lógica normativa es coherente: si la factura fue recibida pero nunca aceptada (expresa o tácitamente), el ciclo de la factura está incompleto desde la perspectiva del sistema RADIAN de la DIAN. En una revisión, la ausencia de eventos causados puede llevar a que la DIAN objete esos costos.
Lo que esto significa en la práctica: cada factura de proveedor que uses como soporte de costos en tu declaración de renta debe tener sus tres eventos RADIAN causados. Si tienes 500 facturas de proveedores en el año y los eventos de 50 de ellas no están causados, esas 50 facturas tienen un riesgo de rechazo.
Casos especiales de soporte
Documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar
Cuando compras a personas naturales no obligadas a facturar (vendedores informales, pequeños agricultores, servicios personales puntuales), puedes usar el documento soporte como equivalente a la factura. Este documento lo genera el comprador y debe transmitirse a la DIAN. Tiene requisitos específicos de contenido y formato.
Nómina como soporte de costos
Los pagos a empleados se soportan con la nómina electrónica (DIAN), los contratos de trabajo, las planillas de seguridad social y las liquidaciones de nómina. La nómina electrónica es obligatoria desde 2022 para la mayoría de empleadores y es el soporte principal para deducir costos de personal.
Contratos como complemento
Para servicios de alto valor o de naturaleza continua (arrendamiento, consultoría, servicios de outsourcing), el contrato es un complemento importante al soporte de factura. La DIAN puede solicitar verificar que la factura corresponde a un contrato válido entre las partes.
¿Qué pasa si la DIAN rechaza un costo?
Cuando la DIAN rechaza costos en una revisión, el impacto es directo sobre la base gravable:
- La base gravable aumenta por el valor del costo rechazado
- Se genera impuesto de renta adicional sobre ese mayor valor
- Se calculan intereses de mora sobre el impuesto adicional
- Se aplica sanción por inexactitud (del 100% al 200% del mayor impuesto determinado, según el caso)
En una empresa que tenga $100 millones en costos rechazados y tarifa del 35%, el impuesto adicional es $35 millones, más intereses y sanciones. La magnitud de este riesgo justifica cualquier inversión en asegurar el soporte correcto de los gastos.
Cómo asegurar el soporte correcto de tus costos
- Exige facturas electrónicas válidas a todos tus proveedores. Si un proveedor te da factura en papel siendo obligado a facturar electrónicamente, pide la versión electrónica antes de pagar.
- Causa los eventos RADIAN de todas tus facturas de proveedores. Esto es especialmente importante para las facturas que van a entrar como costos deducibles. Para el volumen de facturas de una empresa promedio, necesitas un proceso automatizado.
- Conserva los reportes de eventos causados como soporte adicional ante la DIAN.
- Verifica que la información del proveedor en la factura sea correcta: NIT, razón social y régimen tributario deben coincidir con el RUT actual del proveedor.
Para la causación de eventos RADIAN, SisteAcuse genera reportes descargables con cada evento causado, fecha de causación y respuesta de la DIAN. Ese reporte es exactamente lo que necesitas como evidencia de cumplimiento si alguna vez recibes un requerimiento. Aprende más sobre las obligaciones del receptor de facturas electrónicas y cómo protegerte.
Conclusión
El soporte de costos en 2026 no es solo tener la factura — es tener la factura electrónica válida, con los eventos RADIAN causados, y conservar los soportes por el tiempo legal. Los contribuyentes que asumen que "con la factura es suficiente" están tomando un riesgo tributario que puede materializarse en cualquier revisión. El costo de cumplir correctamente es mínimo comparado con las consecuencias de no hacerlo.