Hay un mito recurrente en consultas de clientes: "como estoy en el SIMPLE, no tengo que facturar electrónicamente." Falso. La facturación electrónica es una obligación independiente del régimen tributario y aplica casi a todos los contribuyentes que generan operaciones gravadas o no gravadas, salvo excepciones puntuales. La Resolución DIAN 000165 de 2023 unificó el marco de facturación electrónica y dejó claro que estar en SIMPLE no exime ni de emitir, ni de recibir, ni de gestionar los eventos RADIAN. En este artículo aclaramos exactamente qué aplica al contribuyente SIMPLE, dónde están los matices, y qué hacer para no acumular sanciones cruzadas.
La obligación de emitir factura electrónica
El artículo 616-1 del Estatuto Tributario, junto con la Resolución DIAN 000165 de 2023, establece que la mayoría de los contribuyentes deben emitir factura electrónica. Estar en SIMPLE no es excusa para no emitir.
Casos donde el contribuyente SIMPLE debe emitir factura electrónica:
- Cuando vende bienes o presta servicios a otros responsables de IVA.
- Cuando vende a entidades estatales.
- Cuando los ingresos brutos superan los topes establecidos por la DIAN para obligación de facturar.
- Cuando es responsable de IVA y, por tanto, debe registrar las operaciones.
La sanción por no facturar electrónicamente está en el artículo 652-1 ET: cierre del establecimiento de tres días en la primera ocurrencia, plus sanciones económicas que pueden llegar al 1% del ingreso operacional con tope de 950 UVT.
La obligación de recibir y gestionar facturas electrónicas
Acá entra el otro lado del proceso, que muchos contribuyentes SIMPLE descuidan: recibir facturas electrónicas de proveedores y gestionar los eventos RADIAN.
La Resolución DIAN 000085 de 2022 y normas concordantes establecen el sistema de Registro de Facturas Electrónicas como Título Valor (RADIAN), donde se registran eventos sobre las facturas recibidas:
- Evento 030: Acuse de recibo de la factura electrónica.
- Evento 032: Recibo del bien o aceptación del servicio.
- Evento 033: Aceptación expresa de la factura.
- Evento 031: Reclamo (rechazo de la factura por inconsistencias).
Estos eventos aplican al contribuyente SIMPLE igual que al ordinario, sin diferencia de régimen.
Plazos clave para los eventos RADIAN
| Evento | Plazo desde la recepción |
|---|---|
| 030 - Acuse de recibo | A solicitud del proveedor o cuando aplique título valor |
| 032 - Recibo del bien | Hasta 3 días hábiles |
| 033 - Aceptación expresa | Hasta 3 días hábiles |
| 031 - Reclamo | Hasta 3 días hábiles |
Si el contribuyente no genera el evento 033 ni reclama dentro de los 3 días hábiles, opera la aceptación tácita. Esto convierte la factura en título valor y obliga al pago en los términos pactados, lo que para empresas SIMPLE con flujo de caja ajustado puede ser un problema.
Obligación de IVA cuando se está en SIMPLE
Otro punto donde se confunden los contribuyentes: el SIMPLE no exime del IVA. Si el contribuyente realiza operaciones gravadas con IVA y supera los topes para ser responsable, sigue siendo responsable de IVA bajo el SIMPLE.
Esto significa:
- Cobra IVA en sus facturas.
- Lo declara y paga periódicamente (bimestral, cuatrimestral según el caso).
- Tiene derecho a IVA descontable sobre sus compras.
La integración del IVA con el SIMPLE solo opera para quienes son no responsables de IVA. Para los responsables, el IVA va por cuerda separada.
Información exógena: otra obligación cruzada
El contribuyente SIMPLE también debe presentar información exógena tributaria (información en medios magnéticos) según la Resolución DIAN que aplique para el período. Los topes y formatos están en resoluciones anuales (la última vigente debe consultarse al cierre de cada año).
La información exógena cruza con la facturación electrónica que la DIAN ya tiene, así que las inconsistencias se detectan rápido. Una factura emitida que no aparece en exógena, o un proveedor reportado en exógena cuyas facturas no aparecen en el RADIAN, son banderas rojas.
Caso práctico: contribuyente SIMPLE con incumplimientos cruzados
Una empresa de servicios profesionales en SIMPLE Grupo 3, ingresos $700.000.000 anuales:
- Emite factura electrónica correctamente: cumplimiento OK.
- Recibe 250 facturas mensuales de proveedores pero no genera los eventos RADIAN: incumplimiento.
- Es responsable de IVA pero no descuenta el IVA pagado en facturas recibidas porque no las tiene gestionadas en RADIAN.
Costo del incumplimiento:
- IVA descontable no aprovechado: si paga $30M anuales en IVA por compras y no lo descuenta, pierde $30.000.000 al año.
- Riesgo de aceptación tácita y pago anticipado de facturas: flujo de caja afectado.
- Sanción potencial por incumplimiento RADIAN: variable según norma específica vigente.
El total: una empresa SIMPLE puede estar perdiendo $30.000.000 al año en IVA descontable simplemente por no gestionar bien las facturas recibidas.
Tabla resumen: obligaciones cruzadas SIMPLE
| Obligación | Aplica al SIMPLE | Norma base |
|---|---|---|
| Emitir factura electrónica | Sí | Art. 616-1 ET, Res. 000165/2023 |
| Recibir factura electrónica | Sí | Res. 000165/2023 |
| Eventos RADIAN | Sí | Res. 000085/2022 |
| Documento soporte de adquisiciones a no obligados | Sí | Res. 000167/2021 |
| IVA si es responsable | Sí | Art. 437 ET |
| Retención en la fuente como agente retenedor | Sí (con condiciones) | Art. 365 ET |
| Información exógena | Sí (sobre topes) | Resolución anual DIAN |
| Documento equivalente POS | Sí (con condiciones) | Res. 000165/2023 |
Sanciones por incumplir obligaciones de facturación
Las principales sanciones cruzadas:
- No facturar electrónicamente (artículo 652-1 ET): sanción económica más posible cierre.
- Información en medios electrónicos no presentada (artículo 651 ET): hasta 5% sobre las sumas no informadas, con tope de 15.000 UVT.
- Información con errores (artículo 651 ET): 4% sobre los valores con error.
- Aceptación tácita sin gestión: efecto en flujo de caja, no es sanción pero sí riesgo financiero.
Cómo SisteAcuse cierra el ciclo de RADIAN para contribuyentes SIMPLE
Acá es donde el contribuyente SIMPLE puede capturar mucho valor operativo:
- Causación masiva en lote de eventos 030, 032 y 033 sobre cientos o miles de facturas en minutos, ideal para empresas SIMPLE con alto volumen como tiendas (Grupo 1) o restaurantes (Grupo 4).
- Reportes CSV/XLSX con la trazabilidad de cada evento RADIAN, útiles para conciliar IVA descontable y soportar la información exógena.
- Multi-empresa para contadores que llevan varios contribuyentes SIMPLE y necesitan estandarizar la gestión RADIAN sin multiplicar el trabajo manual.
Próximos pasos
Si tu cliente está en SIMPLE pero descuida la recepción de facturas, empieza por la guía del pilar RADIAN (#1) y los plazos de eventos RADIAN (#6) para confirmar tiempos. Para entender la diferencia entre aceptación expresa y tácita, consulta el artículo dedicado (#4). Si quieres aprovechar mejor el IVA descontable, mira el pilar de FE DIAN (#16). Para la visión general del régimen, vuelve al pilar del Régimen Simple (#50).