La retención del ICA es donde más empresas grandes terminan pagando dos veces o, peor, dejando de retener cuando debían. La regla nacional de territorialidad (art. 343 de la Ley 1819 de 2016) dice que el ICA se causa en el municipio donde se realiza la actividad gravada, y es ese municipio el que puede exigir la retención; pero en la práctica el agente retenedor suele aplicar la tarifa de su propio municipio, descuenta mal, certifica tarde y deja al proveedor con un crédito que no puede usar. Esta guía recorre las reglas de ReteICA en las principales ciudades, con bases mínimas, tarifas y los puntos donde la operación se rompe.
Quién es agente retenedor de ICA
La condición de agente retenedor la define cada estatuto municipal. Hay tres grupos clásicos:
- Entidades públicas: Nación, departamentos, municipios y sus entes descentralizados.
- Grandes contribuyentes: clasificados por la DIAN o por la administración municipal.
- Personas jurídicas designadas: empresas con cierto nivel de ingresos o que realicen pagos en jurisdicción al municipio.
En Bogotá, por ejemplo, la Resolución DDI-000305 de 2020 designa como agentes a las entidades públicas, a los grandes contribuyentes de la DIAN y a quienes la Secretaría de Hacienda nombre por resolución. En Medellín, el artículo 81 del Acuerdo 093 de 2023 señala a las entidades públicas y a los contribuyentes que la Subsecretaría de Ingresos designe por acto administrativo. En las demás ciudades, consulte el estatuto tributario municipal vigente. La regla práctica: si su cliente está en una de las categorías anteriores, debe retener cada vez que pague a un proveedor que realice una actividad gravada en el municipio, salvo las excepciones del propio estatuto (en Medellín, por ejemplo, no se retiene a los inscritos en el SIMPLE, a los autorretenedores ni a las personas naturales que ejercen profesiones liberales de forma individual).
Bases mínimas y tarifas por ciudad
Las bases mínimas suelen expresarse en UVT (Unidad de Valor Tributario) o en SMMLV. En Bogotá la tarifa de retención es la de la actividad del proveedor (si no la informa, se aplica la tarifa máxima); en Medellín, en cambio, el Acuerdo 093 de 2023 fija una tarifa general de retención de 1,8 por mil. Por eso conviene confirmar en cada estatuto cómo se fija la tarifa de retención.
| Ciudad | Base mínima servicios | Base mínima compras | Tarifa típica retención (por mil) |
|---|---|---|---|
| Bogotá | 4 UVT | 27 UVT | La de la actividad del proveedor (servicios: 4,14 a 13,8) |
| Medellín | 15 UVT | 15 UVT | 1,8 (tarifa general) |
Para Cali, Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga, Pereira y los demás municipios, confirme la base mínima y la tarifa en el estatuto tributario municipal vigente antes de retener: cada municipio las fija en su propia normativa. Las bases en UVT se actualizan en pesos cada año con la UVT que la DIAN fija por resolución a finales del año anterior. Para 2026 la UVT es de $52.374 (Resolución DIAN 000238 de 2025): 4 UVT son $209.496, 15 UVT son $785.610 y 27 UVT son $1.414.098.
Cómo se aplica la retención: el caso típico
Suponga una entidad pública en Bogotá que paga $8.000.000 a una firma de consultoría con domicilio en Medellín, por servicios prestados en oficinas de Bogotá.
- Base de retención: $8.000.000 (supera la mínima en UVT)
- Tarifa de retención: 8,66 por mil (consultoría profesional en Bogotá, donde se prestó el servicio)
- ReteICA: $8.000.000 × 0,00866 = $69.280
- Pago neto al proveedor: $8.000.000 menos las retenciones de IVA, renta e ICA según corresponda.
El proveedor recibe certificado de retención por el periodo y descuenta los $69.280 en su declaración de ICA Bogotá del periodo (bimestral si su impuesto a cargo del año anterior superó 391 UVT; anual en los demás casos), no en la de Medellín. Esto es lo que más confunde: la retención sigue al municipio donde se ejecuta la actividad, no al domicilio del proveedor.
Reglas operativas que evitan el reproceso
Cinco reglas mecánicas que valen para cualquier ciudad:
- Identificar el municipio donde se ejecuta la actividad: ahí es donde se causa el ICA y por tanto donde se retiene.
- Confirmar la actividad CIIU del proveedor: define la tarifa.
- Verificar la base mínima: no se retiene por debajo de la cuantía establecida.
- Emitir el certificado en plazo: cada municipio fija la periodicidad y el plazo del certificado de retención.
- Reportar y pagar la retención: en formulario propio del municipio, con periodicidad bimestral o mensual.
ReteICA y la facturación electrónica
El cruce entre ReteICA y facturación electrónica se afina cuando el agente retenedor recibe la factura de su proveedor con los datos completos de actividad y municipio. Si la factura electrónica trae el código CIIU del proveedor, la operación es directa. Si no lo trae, el área de cuentas por pagar tiene que pedirlo, lo que retrasa el pago y arriesga la oportunidad de la retención.
Adicionalmente, RADIAN registra los eventos de la factura recibida: 030 (acuse de recibo), 032 (recibo del bien o servicio) y 033 (aceptación expresa). Estos eventos no cambian el cálculo de la ReteICA, pero en compras a crédito o con plazo el 030 y el 032 son los mensajes que exige el artículo 616-1 del Estatuto Tributario para que la factura soporte costos, deducciones e IVA descontable; conviene tenerlos al día antes de causar el pago.
Errores frecuentes en ReteICA
- Aplicar la tarifa de retención del municipio del retenedor cuando el servicio se prestó en otro.
- Olvidar la base mínima y retener sobre montos pequeños.
- No emitir el certificado de retención: el proveedor no puede descontar lo que no tiene certificado.
- Confundir base de IVA con base de ICA: para la retención de ICA la base es el valor del pago sin incluir el IVA (así lo dice, por ejemplo, el artículo 83 del Acuerdo 093 de 2023 de Medellín).
- Reportar la retención en el municipio equivocado por confusión entre domicilio del proveedor y lugar de ejecución.
Cómo SisteAcuse apoya el control de la retención
Para empresas que actúan como agentes retenedores con cientos de proveedores, SisteAcuse refuerza el flujo desde la factura recibida hasta el pago:
- Trazabilidad por proveedor: la base de facturas recibidas, con NIT, fecha y datos del emisor, ayuda a clasificar operaciones por municipio para aplicar correctamente la tarifa de retención.
- Acuse masivo de eventos RADIAN: los eventos 030 (acuse de recibo), 032 (recibo del bien o servicio) y 033 (aceptación expresa) se procesan en lote, dejando en orden los soportes que respaldan la operación gravada.
- Reportes en Excel (XLSX) por periodo: filtrar por rango de fechas y por NIT del proveedor agiliza el control cruzado entre ReteICA y formulario municipal.
Próximos pasos
Antes de pagar la próxima factura, confirme dónde se ejecutó la actividad y cuál es la tarifa del municipio receptor. Use la guía pilar de ICA Colombia para ubicar la tarifa, ICA Bogotá y ICA Medellín si su cliente opera en esas ciudades. Para casos límite, revise los errores frecuentes en ICA. La retención bien aplicada se traduce en un proveedor satisfecho y una conciliación municipal sin sobresaltos.