Pagar la PILA debería ser trámite de 15 minutos. Para muchos contadores y empleadores, sin embargo, termina siendo una pesadilla mensual con liquidaciones rechazadas, números que no cuadran y un operador que se cae justo el día del vencimiento. Si llevas menos de un año manejando seguridad social en Colombia, este recorrido te muestra qué es exactamente la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, cómo elegir entre los tres operadores autorizados y qué errores te van a costar dinero. Trabajaremos con cifras reales en pesos y referencias normativas vigentes a 2026.
Qué es PILA y para qué sirve
PILA es el sistema único nacional para el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Surgió por mandato del Decreto 1670 de 2007 y se consolidó con el Decreto 1990 de 2016. La idea era simple, eliminar el caos de planillas separadas para salud, pensión, ARL y parafiscales, y unificar todo en una sola liquidación electrónica que también sirva para reportar novedades del trabajador.
A través de PILA pagas:
- Salud (12.5% del IBC).
- Pensión (16% del IBC, con fondo de solidaridad pensional cuando aplica).
- ARL (entre 0.522% y 6.96% según clase de riesgo).
- Parafiscales SENA (2%), ICBF (3%) y Caja de Compensación (4%), sujetos a exoneración del artículo 114-1 ET.
Plazos de pago según último dígito del NIT
El Decreto 1990 de 2016 establece el calendario, pero hay diferencias entre empleadores y trabajadores independientes. Para empleadores los vencimientos van del segundo al sexto día hábil de cada mes según los dos últimos dígitos del NIT. Para independientes el pago se hace mes vencido (Decreto 1273 de 2018) y también según los dos últimos dígitos.
| Últimos 2 dígitos NIT | Día hábil de pago |
|---|---|
| 00-07 | 2 |
| 08-14 | 3 |
| 15-21 | 4 |
| 22-28 | 5 |
| 29-35 | 6 |
| 36-42 | 7 |
| 43-49 | 8 |
Este calendario se actualiza cada año pero los primeros días hábiles son la regla histórica.
Los tres operadores autorizados en Colombia
PILA se paga a través de operadores privados de información que están autorizados por el Ministerio de Salud. Los más usados son tres:
SOI (Aportes en Línea — operador histórico)
Es el más usado por contadores de larga trayectoria. Tiene módulo masivo (subes archivo plano con cientos de empleados), reportes por NIT y conexión directa con varias EPS. La interfaz es funcional pero anticuada. La tarifa típica oscila entre $1.500 y $3.000 por trabajador-mes.
Mi Planilla
Operado por Asopagos, es probablemente el más amigable para usuarios nuevos. Tiene buen soporte y una interfaz moderna. Permite pago con tarjeta de crédito, lo cual no todos los operadores hacen. La tarifa por trabajador suele estar entre $1.200 y $2.500.
Aportes en Línea
A pesar del nombre similar al SOI, es un operador distinto, gestionado por Asopagos también pero con módulo separado. Conviene cuando manejas pocos trabajadores y prefieres pagar planilla individual rápido.
Tabla comparativa rápida
| Característica | SOI | Mi Planilla | Aportes en Línea |
|---|---|---|---|
| Pago masivo (archivo plano) | ✅ | ✅ | Limitado |
| Tarjeta de crédito | Limitado | ✅ | ✅ |
| App móvil | ✅ | ✅ | ✅ |
| Interfaz moderna | Regular | Buena | Buena |
| Tarifa promedio por trabajador | $1.500-$3.000 | $1.200-$2.500 | $1.500-$2.800 |
| Soporte 24/7 | No | Limitado | Limitado |
Cómo pagar PILA paso a paso
Sin importar el operador, el flujo lógico es el mismo:
- Registra la empresa con NIT, representante legal y RUT.
- Carga la base de empleados con número de documento, fecha de ingreso, salario, EPS, AFP y ARL.
- Liquida el período seleccionando mes, año y novedades (ingresos, retiros, incapacidades, licencias).
- Revisa la planilla preliminar y verifica que el IBC de cada trabajador sea correcto.
- Genera planilla definitiva con número único.
- Paga vía PSE, tarjeta o convenio bancario.
Un error frecuente es no aplicar las novedades de ingreso o retiro en el mes correcto, lo cual genera un descuento o cobro proporcional incorrecto. Si un trabajador ingresó el día 15 con salario de $3.000.000, el IBC del mes debe ser proporcional a 16 días, no al mes completo.
Errores comunes que generan requerimientos UGPP
- Reportar IBC inferior al salario mínimo cuando el trabajador es de tiempo completo.
- Olvidar la novedad VAC (vacaciones) o INC (incapacidad).
- No actualizar la clase de riesgo de ARL cuando cambia el cargo.
- Pagar fuera del plazo del calendario.
- Aplicar exoneración 114-1 ET sin cumplir el requisito de personal con salario inferior a 10 SMMLV.
Cómo SisteAcuse complementa tu trazabilidad documental ante la UGPP
SisteAcuse no genera planillas PILA. Lo decimos claro porque hay confusión en el mercado. Lo que sí hace es ayudarte a tener la trazabilidad de las facturas electrónicas recibidas que respaldan los servicios de proveedores y contratistas independientes, información que la UGPP cruza cada vez con más frecuencia.
- Causación masiva de eventos RADIAN sobre facturas de prestación de servicios para dejar registro inmutable ante la DIAN.
- Reportes mensuales en CSV/XLSX con todos los proveedores, listos para cruzar contra tu listado de cotizantes en PILA.
- Multi-empresa para contadores que liquidan PILA de varias firmas y necesitan separar la trazabilidad documental.
Próximos pasos
Si estás definiendo qué operador usar este año, prueba dos meses con cada uno antes de casarte con uno solo. Para entender el panorama completo de fiscalización revisa la guía pilar de UGPP, y si trabajas con independientes, complementa con cómo calcular el IBC y aportes parafiscales 2026. Para los contadores que llevan varias empresas, software contable de gestión acelera el cruce de información.