La nómina electrónica en Colombia es una obligación que muchos empleadores todavía están implementando o consolidando. A diferencia de la factura electrónica, la nómina electrónica no es un documento que se emite al trabajador — es un reporte que se transmite a la DIAN para soporte de la deducción de costos laborales en la declaración de renta. En esta guía explico todo lo que necesitas saber.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica (llamada técnicamente "Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica") es el documento electrónico que los empleadores deben transmitir a la DIAN para soportar el pago de salarios, prestaciones sociales, parafiscales y demás conceptos laborales que pretenden deducir en su declaración de renta.
Fue creada por el artículo 51 de la Ley 2010 de 2019 e implementada mediante la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, con implementación gradual por grupos de empleadores según el número de empleados.
Es importante entender que la nómina electrónica no reemplaza el comprobante de pago de nómina que recibes mensualmente como empleado. Ese documento sigue siendo válido. La nómina electrónica es un reporte de la empresa hacia la DIAN, en paralelo a los procesos de nómina ya existentes.
¿Quiénes están obligados?
Están obligados a generar y transmitir nómina electrónica todos los empleadores que:
- Tengan empleados en relación laboral (contrato de trabajo).
- Pretendan deducir esos pagos laborales en la declaración de renta.
Si tienes empleados pero no tienes ánimo de lucro y no presentas declaración de renta (por ejemplo, una entidad del Régimen Tributario Especial), la obligación aplica de forma diferente. Consulta la resolución específica para tu caso.
¿Qué información incluye la nómina electrónica?
El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica debe incluir, por cada empleado y período de pago, la siguiente información:
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Datos del empleado | Nombre, cédula, cargo, área, salario básico |
| Período de pago | Fechas de inicio y fin del período liquidado |
| Devengados | Salario, horas extras, bonificaciones, viáticos, comisiones, prima de servicios, vacaciones disfrutadas, etc. |
| Deducciones | Aportes a salud y pensión del empleado, retención en la fuente por salarios, libranzas, otros descuentos |
| Aportes del empleador | Salud, pensión, ARL, SENA, ICBF, Caja de Compensación |
| Cesantías e intereses | Valor causado en el período (aunque no se paguen mensualmente) |
Plazos de transmisión
La nómina electrónica debe transmitirse a la DIAN dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al período de pago. Por ejemplo, la nómina de enero debe transmitirse antes del 14 de febrero (aproximadamente, verificar días hábiles).
Si hay ajustes o correcciones a la nómina ya transmitida, se genera una nota de ajuste electrónica que también debe transmitirse a la DIAN.
¿Cómo se transmite la nómina electrónica?
Existen dos modalidades de transmisión:
A través de un Proveedor Tecnológico de Nómina (PTN)
Empresas de software de nómina como Siigo, Helisa, PayRoll, Nominacloud, entre otras, tienen integración directa con la DIAN para transmitir la nómina electrónica. Esta es la opción más común y recomendada para la mayoría de empresas.
Directamente con software propio
Las empresas con software de nómina desarrollado internamente pueden conectarse directamente a los servicios web de la DIAN. Requiere desarrollo técnico y certificación.
Consecuencias de no transmitir nómina electrónica
Desde el punto de vista fiscal, la consecuencia más importante de no transmitir la nómina electrónica es que los costos laborales pueden ser rechazados como deducción en la declaración de renta. El artículo 107-1 del E.T., que se reglamentó con la nómina electrónica, condiciona la deducibilidad de pagos laborales a que estén soportados en el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
Adicionalmente, la DIAN puede imponer sanciones por no suministrar la información (artículo 651 E.T.) y por inexactitud en la declaración de renta si se tomaron deducciones sin el soporte requerido.
Nómina electrónica vs. factura electrónica: diferencias clave
| Aspecto | Factura electrónica | Nómina electrónica |
|---|---|---|
| ¿A quién va? | Al comprador del bien/servicio | A la DIAN (solo soporte fiscal) |
| ¿El empleado la recibe? | N/A | No directamente |
| ¿Tiene CUFE? | Sí (CUFE) | Sí (CUNE - Código Único de Nómina Electrónica) |
| ¿Hay eventos RADIAN? | Sí, el receptor debe causarlos | No aplica |
| ¿Propósito principal? | Soporte de ventas y compras | Soporte de costos laborales |
La relación entre nómina electrónica y eventos RADIAN
Aunque la nómina electrónica no genera eventos RADIAN (esos solo aplican para facturas electrónicas de venta), las dos obligaciones coexisten en el ecosistema tributario digital de Colombia. Una empresa empleadora debe:
- Emitir facturas electrónicas por sus ventas.
- Gestionar eventos RADIAN para las facturas que recibe de sus proveedores.
- Transmitir nómina electrónica por los pagos a sus empleados.
Para la gestión de eventos RADIAN de las facturas de proveedores, SisteAcuse automatiza completamente los tres eventos sin intervención manual, permitiendo que tu equipo contable se concentre en otros procesos críticos como la nómina y las declaraciones tributarias.
Lista de verificación para empleadores
- ☑ ¿Tienes un PTN de nómina configurado y conectado a la DIAN?
- ☑ ¿Está configurado correctamente cada empleado con su tipo de contrato, salario y beneficios?
- ☑ ¿Se están transmitiendo las nóminas dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente?
- ☑ ¿Se generan y transmiten notas de ajuste cuando hay correcciones?
- ☑ ¿Estás conservando los CUNE de cada documento transmitido?
- ☑ ¿Cruzas mensualmente los valores de la nómina electrónica con tu declaración de retención en la fuente por salarios?
La nómina electrónica es una obligación que, bien gestionada, no debería representar un problema adicional — es simplemente una transmisión automática de los datos de nómina que ya estás calculando. El reto está en asegurarse de que el software esté correctamente configurado y que las transmisiones no tengan errores técnicos que la DIAN rechace.