En más de veinte años asesorando empresas ante la DIAN, he visto de todo. Pero lo que más me impacta no son los errores por complejidad — son los errores por descuido, por desconocimiento de cambios normativos o por confiar demasiado en que "eso nunca lo revisan". La realidad es que la DIAN tiene hoy sistemas de cruce de información mucho más sofisticados que hace diez años.

Esta es mi lista de los 10 errores más comunes que veo en la práctica contable colombiana y que pueden derivar en sanciones, requerimientos o incluso procesos penales.

Error 1: No causar los eventos RADIAN a tiempo

Este es el error más nuevo y el que más contadores y empresas están cometiendo sin saberlo. Los eventos RADIAN (acuse de recibo, recibo del bien y aceptación expresa) son obligatorios para toda empresa que recibe facturas electrónicas de venta. El plazo es de 3 días hábiles por evento desde la recepción o desde el recibo del bien.

El problema no es solo la sanción directa — es que sin la aceptación expresa de las facturas, los costos y deducciones soportados en esas facturas pueden ser objetados en una revisión. He visto empresas con deducciones rechazadas simplemente porque los eventos no estaban causados.

La solución es sistematizar el proceso. Herramientas como SisteAcuse permiten procesar cientos de eventos masivamente en minutos, con registro de cada causación como soporte ante la DIAN. Sin automatización, es prácticamente imposible cumplir con los plazos de forma consistente cuando el volumen de facturas es alto. Profundiza en los plazos y sanciones de eventos RADIAN en 2026.

Error 2: RUT desactualizado

El RUT debe reflejar en todo momento la realidad de la empresa: actividades económicas actuales, régimen tributario correcto, representantes legales vigentes y dirección fiscal. Un RUT desactualizado puede generar inconsistencias en las declaraciones, problemas en la facturación electrónica y sanciones por inexactitud en información tributaria.

Revisa el RUT de tus clientes al inicio de cada año y cada vez que haya un cambio relevante en la empresa.

Error 3: Declaraciones de retención en "cero" no presentadas

Muchos contadores y empresas creen que si en un mes no practicaron ninguna retención, no hay obligación de presentar la declaración. Esto es incorrecto. Si eres agente retenedor, debes presentar la declaración mensual aunque sea en cero. La omisión genera sanción por no declarar.

Error 4: No discriminar correctamente el IVA en la factura

Las facturas electrónicas deben discriminar correctamente el IVA por tarifa (19%, 5%, 0%, exento, excluido). Una factura con IVA mal discriminado puede generar rechazo del IVA descontable por parte del comprador y problemas en la conciliación tributaria del emisor. Con la facturación electrónica, estos errores quedan registrados permanentemente en la DIAN.

Error 5: Costos sin soporte válido

El artículo 771-2 del Estatuto Tributario establece que solo son procedentes los costos y gastos soportados en facturas con los requisitos legales. En 2026, esto significa facturas electrónicas válidas — con CUFE, firma electrónica y transmisión a la DIAN. Una factura en papel de un proveedor obligado a facturar electrónicamente puede ser rechazada como soporte de costos.

Error 6: Retenciones practicadas a tarifas incorrectas

Las tablas de retención en la fuente se actualizan anualmente con las nuevas UVT. Aplicar la tabla del año anterior es un error frecuente que genera inexactitud en las declaraciones. Verifica siempre que tu software contable esté actualizado con las tablas vigentes del año en curso.

Error 7: No reportar información exógena completa

La información exógena (medios magnéticos) debe incluir a todos los terceros con los que tuviste operaciones que superen los umbrales de reporte. Omitir proveedores, clientes o pagos de nómina porque "el valor es pequeño" o "no superaba el límite el año pasado" es un riesgo cuando los umbrales cambian.

Verifica cada año los conceptos y umbrales de reporte en la resolución de exógena vigente. Los umbrales expresados en UVT cambian con el valor de la UVT anual.

Error 8: ICA no declarado en todos los municipios con actividad

Si tu empresa tiene actividad comercial, industrial o de servicios en varios municipios — ya sea por ventas presenciales, domicilios, obras o prestación de servicios — debes declarar ICA en cada municipio donde generas ingresos. No solo donde está el domicilio principal.

Este error es especialmente común en empresas de servicios, construcción y distribución. Las Secretarías de Hacienda municipales tienen cada vez más capacidad de cruce con la información de facturación electrónica de la DIAN.

Error 9: No conservar los soportes por el tiempo legal

El Código de Comercio establece que los libros de contabilidad y soportes deben conservarse por 10 años. El Estatuto Tributario, por su parte, establece que las declaraciones y soportes deben conservarse mientras la obligación tributaria no haya prescrito. En un proceso de revisión, si no puedes presentar los soportes, la DIAN puede desconocer los costos y deducciones.

Con la facturación electrónica, los documentos digitales deben conservarse con sus metadatos y firma electrónica intactos, no solo como imagen o PDF sin validez.

Error 10: Ignorar los cambios normativos del año

Colombia tiene una de las normativas tributarias más cambiantes del mundo. Cada año hay reformas, decretos reglamentarios, resoluciones y doctrinas de la DIAN que modifican las reglas. Un contador que aplica la norma del año anterior como si fuera la vigente está cometiendo un error sistemático.

Mi recomendación: suscríbete a la newsletter de la DIAN, sigue los portales especializados en tributaria colombiana y dedica al menos 2 horas mensuales a actualizarte en cambios normativos. El costo de no estar actualizado es mucho mayor que el tiempo de estudio.

En resumen

La mayoría de estos errores son prevenibles con sistemas, herramientas y hábitos adecuados. El primero de la lista — no causar eventos RADIAN — es además el más nuevo y el que más empresas están cometiendo hoy. Si aún no tienes un proceso sistemático para los eventos RADIAN, es el primer frente que debes atacar.